В наш час стрімкого розвитку інформаційних технологій потоки інформації, що циркулюють в світі – величезні і мають тенденцію до збільшення. Тому, в будь-якій організації, виникає проблема керування даними, яке б забезпечило найбільш ефективну роботу. Не є виключенням і навчальні заклади. Багато з них самотужки намагаються вирішити цю проблему і зараз, для багатьох освітян, увійшли в звичку комп’ютерні програми які можуть зробити розклад занять, розподіл аудиторного фонду навчального закладу або розрахувати навантаження викладачів. Але відсутність єдиного системного підходу зменшує позитивні враження та переваги кожної з цих розробок. Негативно впливає і той факт, що програми від різних розробників не можуть здійснювати ефективний обмін даними між собою.

Постає питання, чи прийнято будь-які заходи в цьому напрямку державою. Виявляється так, прийнято й тривають. Автоматизована система керування вищим навчальним закладом (АСК “ВНЗ”), що є невід’ємною частиною загальнодержавної системи ІВС “ОСВІТА”, це той самий засіб, який покликано вирішити проблеми автоматизації навчальних закладів.

АСК “ВНЗ” – це сукупність логічно організованих програмних засобів, призначених для створення, обробки і збереження інформації про абітурієнтів та студентів, автоматизації документообігу навчального процесу, інформаційно-аналітичної підтримки всіх підрозділів навчального закладу. Система охоплює всі етапи навчання, пристосована до можливих змін процесів та методів управління, припускає можливість змін в ієрархічній структурі організації. Документація, що формується узгоджена з діючою в Україні нормативною базою.

Кожний етап перебування студента у навчальному закладі автоматизовано фіксується адміністрацією із дотриманням усіх організаційних процедур, документуванням цих процесів та наявністю контролю за станом справ.

У момент здачі документів до навчального закладу дані про абітурієнта з цифровою фотографією та ідентифікаційним номером вводяться до підсистеми “Приймальна комісія”. При цьому працівник приймальної комісії може звертатися до централізованої бази даних ІВС “ОСВІТА”, щоб перевірити інформацію атестату про середню освіту та використовувати інші дані про попередній рівень освіти абітурієнта. Система має можливість обробляти готові результати іспитів, введені оператором. Проводиться моніторинг вступних іспитів, прогнозування середнього та прохідного балу і багато іншого.

Після зарахування до навчального закладу процес навчання студента контролюється підсистемою “Деканат”, в якій до персональних даних студента додаються інші поля, що відображають поточний стан студента під час навчання в закладі. Формуючи накази, заносячи оцінки, підстави для нарахування відповідної стипендії або інші показники успішності, методист оперативно вносить всі зміни до поточного стану студента. Замовлення документів про освіту та студентських квитків займає хвилини. Для друку додатків до дипломів, система автоматично виводить з навчального плану та таблиці успішності студента, кількість годин та оцінки з дисциплін.

Надається можливість автоматично формувати різноманітні додаткові документи, звичні для працівників навчального закладу. Це будь-які внутрішні звіти, списки, допуски до перескладання іспитів, довідки та інші документи.

З кожним роком АСК “ВНЗ” охоплює нові навчальні заклади України, постійно розширюється коло задач, що вирішуються системою.

Обмін даними між частинами АСК “ВНЗ” забезпечує безперервний цикл проходження даних про контингент від приймальної комісії або навіть від закінченого середнього навчального закладу до дипломної роботи та видачі документу про освіту. Дані про випускника потрапляють до банку даних ІВС “ОСВІТА”, а користувачами цього банку даних можуть бути не тільки працівники галузі освіти, але й кадрові служби підприємств, організатори грандів, стипендій, матеріальних заохочень які зможуть дізнатися про випускників та їхні показники успішності.

Розробку та впровадження системи проводить Науково-дослідний інститут Прикладних інформаційних технологій Кібернетичного центру Національної академії наук України, який є головним розробником програмного забезпечення в галузі освіти.

Отже, можна без перебільшення назвати АСК “ВНЗ” та ІВС “ОСВІТА” сходинкою до майбутнього інформаційного суспільства, коли усі галузі діяльності країни будуть автоматизовані і взаємодія інформаційних потоків стане швидкою та надійною.